Disruptores | DataScope: Tech (y el Covid-19) mata papel

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Hasta hacía unas semanas parecía ridículo, pero luego de la explosión del COVID- 19 en todo el mundo ya no tanto. Las hojas de papel como medio para almacenar información escrita no sólo acarrean ineficiencias y costos ocultos, sino también riesgos de contagio.

DataScope, la compañía del emprendedor chileno Nicolás Serrano, está encontrando en medio de la pandemia una oportunidad de negocio.

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“En épocas como la de ahora con el coronavirus es muy complicado tener todo en papel; lo toma un operador, luego otra persona y eso puede ser un nuevo canal de difusión de esta pandemia. Esto no era un tema relevante, pero ahora lo es, dado que las empresas están trabajando de forma remota, pero los operadores siguen en el campo”, explica Nicolás, quien saluda con el codo y debe apurarse para tomar su vuelo a Chile antes de que se cierren las fronteras.

La Organización Mundial de la Salud (OMS) menciona al respecto que la posibilidad de contagio al recibir algún paquete es remota.

"La probabilidad de que una persona infectada contamine productos comerciales es baja y el riesgo de contraer COVID- 19 en un paquete que ha viajado o ha sido expuesto a diferentes condiciones y temperaturas también es bajo".

Datascope es una plataforma que permite a cualquier empresa digitalizar todos los procesos que requieran el llenado de una hoja de papel, como son formularios, órdenes de trabajo, inspecciones o reportes.

Mediante DataScope las empresas construyen cuestionarios con preguntas específicas para el llenado de datos relacionados con su operación diaria, para que luego los operadores en el campo accedan a la plataforma a través de sus dispositivos móviles y hagan el llenado de esos documentos una vez que están con los clientes.

Por ejemplo, el reporte de un técnico de cable cuando hace una visita a domicilio, con todos los datos de la ubicación, el tipo de falla y la fecha; los pedidos a domicilio que levanta una verdulería local con los productos solicitados y el nivel de satisfacción del cliente; los formularios que llena un ejecutivo de control de calidad en una cafetería sobre el abasto de los insumos, la higiene del lugar y la zona donde se encuentra. Prácticamente en toda actividad empresarial o de gobierno es factible utilizar DataScope.

La plataforma agrega toda la información y la presenta a los clientes de forma ordenada para su consumo, análisis y toma de decisiones, ya sea en PDF, gráficas o la exporta a formatos editables. La información empresarial recolectada por DataScope queda en resguardo y nadie más que los propietarios tienen acceso.

“Nos dimos cuenta que las empresas están recolectando mucha información en el papel. Eso, además de que tiene que ser recolectado y enviado a la oficina, tiene que ser transcrito, se pierde mucho tiempo y a veces no se entiende la información de lo que se está levantando”, explica Nicolás.

A cuatro años de su inicio DataScope es usada por alrededor de 30 mil clientes en 170 países, entre los que destacan empresas del calibre de Under Armour, Unilever, 3M o McDonal's.

Según Nicolás, el atractivo de la plataforma reside en que el almacenamiento de información en papel conlleva para las empresas costos ocultos, como son el espacio donde va a ser almacenado o el tiempo que requiere el vaciado de la información escrita.

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A esto hay que sumarle la facilidad con la que los registros en papel pueden ser adulterados, y ahora el hecho de que el papel puede transportar patógenos nocivos para la salud.

Pero Según Nicolás, en el fondo, DataScope es una herramienta que permite a las empresas recolectar información de forma digital cuando antes no podían y tomar acciones en el menor tiempo posible con base en data fidedigna, dotándoles de inteligencia y reactividad.

“Es muy importante eliminar el papel, porque en sí es muy barato, pero conlleva algunos costos ocultos que son carísimos para la empresa. En el tiempo que pasa entre que el papel se transcribe pueden pasar semanas, y si uno tiene una torre de papel no puedes usar esos datos para la toma de decisión.

“A nivel mundial se sigue utilizando papel en muchos procesos, pero con esto tú tienes los datos ya tabulados y puedes ver indicadores en tiempo real de qué está pasando en tu negocio. Con lo competitivo que está el mundo hoy en día, si uno no toma decisiones rápido la verdad es que te dejan atrás”.

DE DJ A EMPRESARIO

Antes de fundar DataScope en 2016, Nicolás y su socio Antonio Grass habían sido amigos desde que tenían 15 años. Previamente, los muchachos habían iniciado una pequeña empresa de animación musical en fiestas, la cual acabó por desaparecer cuando ambos entraron a la universidad.

Con el tiempo, Nicolás viajó a Silicon Valley a un curso de emprendimiento, mientras que Antonio se dedicó al desarrollo de software.

“El curso de emprendimiento me ayudó mucho a pensar esta solución de forma más global y ahí comenzamos directamente trabajando en esto. Mi socio trabajó desarrollando software y ambos ontextos fueron muy importantes para ir creando esta solución”.

Según cuenta Nicolás, la plataforma nació como respuesta a la ineficiencia en la captura de información que se da en el sector del retail en cuanto a control de inventarios y despliegue de mercancía, sin embargo, el primer cliente que se acercó a ellos en Chile fue una empresa de control de plagas que buscaba digitalizar sus formularios de trabajo en campo.

“En el retail se estaba recolectando mucho dato en WhatsApp y los administradores la verdad es que no confiaban mucho en esa información.

“Entonces, queríamos buscar una forma de estandarizar la recolección de datos, pero además que ese dato sea verificable y se pueda confiar en él.

“Nos dimos cuenta que al final podíamos recolectar información de cualquier tipo y ahí le fuimos dando la flexibilidad que actualmente tiene la plataforma, que nos permite estar en industrias que la verdad no teníamos idea que existían”.

El modelo de negocio de DataScope reside en una cuota mensual fija por usuario, que en este caso son los operadores en campo de las empresas.

Gracias a esto, el costo de utilizar la herramienta es con base en el tamaño de la compañía, permitiendo que sea utilizada por pequeños negocios y no sólo grandes conglomerados.

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El modelo de DataScope ha sido bien aceptado por el mundo del capital venture y los emprendedores lograron el apoyo de las aceleradoras de negocios Startup Chile, Seed Brasil y Parallel18 de Puerto Rico, las cuales le han inyectado capitales por dos millones de pesos mexicanos.

“Eso fue muy importante para entrar al mercado brasileño que es bastante cerrado por el idioma y ahí pudimos traducir la aplicación, contratar un equipo de ventas y empezamos a expandirnos y ahora Brasil es donde más tenemos clientes. Hemos crecido de forma muy orgánica y con base en ventas, la verdad es que es un producto que las empresas necesitan y están dispuestas a pagar, lo que ha sido clave para crecer”.

Nicolás explica que en su expansión global sólo hizo falta traducir la plataforma del español al inglés y al portugués, lo que les permitió estar en lugares tan remotos a Chile como India, Tailandia, Sudáfrica o Nigeria.

Con miras a ampliar su cartera global, la empresa fortalece su área de marketing y posicionamiento web. A raíz del COVID-19 la empresa pretende lanzar una campaña para invitar a más compañías a reemplazar el papel y limitar posibles puntos de contacto.

Por otra parte, DataScope quiere ir añadiendo funcionalidades a la plataforma para que su uso sea natural para cualquier persona en el mundo.

“Primero fue muy importante para nosotros posicionarnos en internet. Hay gente buscando esto y uno tiene que estar visible donde sea que se esté. Google es de las cosas más importantes, y segundo, que nos puedan ocupar de forma fácil independientemente del país. Esas son las dos claves para que funcione esto es de la escalabilidad.

“Estamos constantemente mejorando nuestro posicionamiento para que más gente sepa de nosotros y podamos ayudar a más empresas a transformarse y a subirse a esta revolución digital. “Se habla mucho de big data, pero siguen ocupando papel y en ese papel no se puede hacer gestión de datos. El primer paso es tener el dato digital y así todas las empresas se pueden subir al big data y tomar mejores decisiones”.